Privacyverklaring

Voorlezen

1 Algemeen
‘Sportief Evenwicht Twello’ verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door de vereniging ‘SET’.

Contactgegevens Secretariaat:

Tonny de Frens
Oude Rijksstraatweg 8
7391 MD Twello
06-22744270

2 Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres en leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld uw adres of emailadres, maar bijvoorbeeld ook uw voornaam 

samen met uw geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Foto’s en video’s worden in dit kader ook gezien als persoonsgegevens.

3 Verwerkt ‘SET’ persoonsgegevens?
Ja. Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dit zijn in ons geval de volgende gegevensgroepen:

 

  1. Leden van ‘SET’ (NAW-gegevens, emailadres, IBAN rekeningnummer en contributiebedrag)
  2. Bestuursleden van ‘SET’ (NAW-gegevens, emailadres, telefoonnummer en bestuursfunctie);
  3. Contactpersonen van partijen met wie wij samenwerken zoals andere organisaties, relaties, gemeentelijke/provinciale instanties
    etc. (organisatie, naam, e-mailadres en telefoonnummer);
  4. Vrijwilligers van ‘SET’ (NAW-gegevens, emailadres en telefoonnummer);

4 Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
SET is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Afhankelijk van de gegevensgroepen is hiervoor een andere beheerder aangesteld:

 

  1. Leden: De ledenadministratie wordt uitgevoerd door de penningmeester van ‘SET’ en staat op een beveiligde computer. Deze
    computer is beveiligd met een wachtwoord (bekend bij de penningmeester) en security patches worden, zodra deze beschikbaar zijn,
    toegepast. De computer is tevens voorzien van een adequate virusbescherming. Elke keer dat er mutaties worden gedaan, wordt ook een back-up van de gegevens gemaakt en opgeslagen. Deze back-up wordt op een beveiligde computer bewaard en/of er wordt een back-up veiliggesteld op een USB-stick, die separaat van de computer wordt bewaard op een afgesloten plaats;
  2. Bestuursleden, contactpersonen en  vrijwilligers: Deze gegevens worden beheerd door de penningmeester van ‘SET’. Het betreft hier een digitale administratie op een met een wachtwoord (alleen bekend bij de penningmeester) beveiligde computer met adequate virusbescherming;

5 Waarvoor verwerkt ‘SET’ deze gegevens?
De persoonsgegevens die ‘SET’ verwerkt, worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:

  1. Leden: Deze gegevens worden vastgelegd om de lidmaatschapsgelden te kunnen incasseren, om de ledenadministratie te kunnen beheren en om leden te kunnen informeren;
  2. Bestuursleden: Deze gegevens worden vastgelegd vanuit wet- en regelgeving, om vast te kunnen stellen wie beslissingsbevoegd is en wie waarvoor aangesproken kan worden;
  3. Contactpersonen: Deze gegevens worden vastgelegd om in contact te kunnen treden in het kader van samenwerking op  verschillende gebieden;
  4. Vrijwilligers: Deze gegevens worden vastgelegd om vrijwilligers te kunnen informeren en in te schakelen voor het uitvoeren van diverse activiteiten;

6 Verwerkt ‘SET’ ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, religie, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. ‘SET’ verwerkt gegevens over gezondheid. De medische gegevens die eenmalig bij inschrijving op papier worden opgevraagd worden beheerd door de medisch adviseur van ‘SET’. Deze gegevens worden in een ordner bewaard in een afgesloten kast  daartoe alleen de medisch adviseur toegang heeft.

7 Hoe gaat ‘SET’ met mijn persoonsgegevens om?
Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig en niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging/stichting of het doel waarvoor zij dienen, tenzij op grond van een wettelijke verplichting. Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld zonder uw toestemming, tenzij wettelijk toegestaan of verplicht. Als een mail verstuurd wordt naar meerdere personen, worden de emailadressen in de BCC geplaatst. Wanneer de persoonsgegevens met derden worden gedeeld, deze niet voor andere doeleinden worden gebruikt wordt er een verwerkersovereenkomst gesloten, waarin onder andere is bepaald dat de persoonsgegevens worden verwijderd zodra deze niet meer nodig zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden.

8 Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Afhankelijk van de gegevensgroepen is hiervoor een andere gemachtigde aangesteld:

  1. Leden: De ledenadministratie kan alleen worden ingezien door de penningmeester van ‘SET’;
  2. Bestuursleden: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de penningmeester van ‘SET’;
  3. Contactpersonen: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de penningmeester van ‘SET’;
  4. Vrijwilligers: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de penningmeester van ‘SET’ en worden op verzoek beschikbaar gesteld aan bestuursleden die belast zijn met de uitvoering van activiteiten waarvoor de betreffende vrijwilliger(s) word(t)(en) ingezet.alleen de gegevens welke op dat moment noodzakelijk zijn worden verstrekt aan de betreffende bestuursleden. De bestuursleden zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van deze gegevens te respecteren;

9 Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan uw lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie, zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijke voorschriften.

10 Welke regels gelden bij de verwerking van persoons-gegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is ‘SET’ gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

11 Hoe gaat ‘SET’ om met publiceren van foto’s en video’s
Bij nieuwe inschrijving zal ‘SET’ vragen of er wel of geen toestemming wordt gegeven voor het maken van foto’s of video’s. Standaard is de regel dat bij groepsfoto’s/video’s niet individueel toestemming gevraagd zal worden. Indien een sporter of vrijwilliger alleen op een te  publiceren foto en/of video staat zullen we altijd voordat de foto gepubliceerd wordt toestemming vragen aan de desbetreffende sporter/vrijwilliger.

12 Kan ik zien welke gegevens ‘SET’ van mij verwerkt?
U kunt een verzoek indienen bij de penningmeester van ‘SET’ om deze gegevens in te zien. De penningmeester is bereikbaar via info@sportiefevenwichttwello.nl U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens indien uw vraag, klacht of verzoek niet naar wens worden afgehandeld.

13 Waar kan ik terecht met een vraag, klacht of een verzoek tot correctie of wissen van gegevens?
Voor bovengenoemde zaken kunt u zich richten tot het bestuur van ‘SET’, via info@sportiefevenwichttwello.nl Het bestuur zal deze verzoeken behandelen zoals is beschreven in de geldende wet- en regelgeving. Om ‘vervuiling” van het ledenbestand te voorkomen worden leden verzocht wijzigingen in persoonsgegevens NAW, bankgegevens e.d. door te geven aan de penningmeester van ‘SET’, info@sportiefevenwichttwello.nl. Leden zijn zelf verantwoordelijk voor het tijdig doorgeven van wijzigingen.

14 Wijzigingen
‘SET’ behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement. Het verdient aanbeveling om het privacy statement op te vragen bij de secretaris of op de website van ‘SET’ te lezen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent. U kunt dit privacy statement zelf raadplegen of opslaan via de website van SET, http://www.sportiefevenwichttwello.nl/